Em 14 de abril de 2020, foi publicada no Diário Oficial da União a Instrução Normativa nº 79/2020 (“Instrução Normativa 79”) editada pelo Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia (“DREI”). Por meio da Instrução Normativa 79, o DREI passou a regulamentar a participação e votação, à distância, em reuniões e assembleias de sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas. A Instrução Normativa 79 entrou em vigor em 15 de abril de 2020.

No que tange aos tipos de assembleias e reuniões com participação/votação à distância, a Instrução Normativa 79 estabelece que as plenárias podem ser semipresenciais (a participação dos sócios, acionistas ou associados ocorre de forma presencial e à distância) ou digitais (a participação e votação dos acionistas, sócios ou associados se dá exclusivamente à distância). Independentemente do tipo eleito, a plenária será considerada como realizada na sede da sociedade ou associação.

Em relação à convocação, instalação e deliberação nas plenárias, as sociedades e associações deverão adotar as seguintes providências: (i) disponibilizar os documentos e informações previamente à realização da plenária por meio digital seguro; (ii) informar, de forma destacada, se a plenária será semipresencial ou digital, conforme o caso, indicando como se dará a participação e votação à distância de forma resumida; (iii) indicar o endereço eletrônico (website) onde estarão disponíveis as informações completas; (iv) listar os documentos exigidos para que os acionistas, sócios ou associados, bem como, seus representantes legais, sejam admitidos para participação na plenária; e (v) disponibilizar o boletim de voto à distância e/ou sistema eletrônico de votação a ser adotado.

No que diz respeito ao sistema eletrônico de votação, o sistema adotado deverá (i) garantir a segurança, confiabilidade e transparência da plenária (inclusive permitindo a visualização de documentos); (ii) ser acessível e permitir que os participantes registrem suas presenças, se manifestem e votem à distância; bem como, (iii) permitir que a plenária seja gravada, sendo que a gravação deverá ficar arquivada na sede da sociedade ou associação pelo prazo legal da ação judicial para sua anulação.

Quanto à formalização das deliberações, a ata da plenária, sem prejuízo do disposto na legislação e nos respectivos instrumentos constitutivos, deverá (i) informar se a plenária ocorreu de forma semipresencial ou digital; (ii) ser lavrada no correspondente livro de atas da sociedade ou associação e assinada pelo presidente e secretário da mesa eleitos pelos participantes, os quais deverão atestar os participantes presentes, bem como, consolidar a lista de presença. Por fim, um extrato da ata da plenária deverá ser encaminhado para registro perante o Registro de Pessoas Jurídicas ou perante a Junta Comercial, conforme o caso.

Relativamente ao acesso e aos sistemas eletrônicos de votação, pode-se destacar, do ponto de vista prático, as seguintes problemáticas: (i) instabilidade das plataformas contratadas para a realização do conclave; (ii) ausência de um suporte técnico para esclarecer dúvidas dos acionistas quando da utilização da plataforma; (iii) falta de controle de acesso para ingressar na assembleia, seja confirmação por e-mail ou fornecimento de código de acesso (PIN); (iv) ausência de mecanismo para validar a identificação do participante; e (v) necessidade de adoção de controles de acessos distintos, de forma a diferenciar aqueles que de fato iriam exercer seu direito de voto, dos demais que visavam somente participar do conclave.

Já em relação à participação dos acionistas, sócios ou associados, bem como, seus representantes legais, cabe maior reflexão em relação aos seguintes pontos:

(i) garantia que os acionistas, sócios ou associados, bem como, seus representantes legais, não sejam desconectados intencionalmente do conclave e a quem caberia o monitoramento das conexões dos participantes. Em caso de desconexão de algum participante, formas de comunicação para comunicar sua desconexão e como a mesa diretora deve-se portar nessas situações (aguardar o restabelecimento da conexão do participante para a retomada da assembleia ou reunião?);

(ii) tempo mínimo a ser estipulado, pelo manual da assembleia ou a mesa diretora, para discussão de cada matéria integrante da ordem do dia, e seu enquadramento como hipótese de cerceamento do direito de participação dos acionistas, sócios ou associados, bem como, seus representantes legais;

(iii) garantia que as perguntas apresentadas pelos participantes sejam regularmente endereçadas e respondidas durante o conclave e o tratamento quanto a utilização de qualquer filtro, por iniciativa da mesa diretora, para escolher as perguntas que serão respondidas;

(iv) criação de ambiente no qual os acionistas possam se comunicar em situações como instalação de conselho fiscal, voto múltiplo para membros do conselho de administração (existência de chats privados dentro do ambiente do conclave ou criação de grupos de whatsapp ou telegram especialmente para essas situações), bem como, o tratamento a ser dado à referidas comunicações (se privadas ou sujeitas à gravação); e

(v) posição da mesa diretora em caso de pedido de instalação de conselho fiscal no decorrer do conclave, para suspensão do conclave até a indicação de seus membros pelos participantes. Na ausência de suspensão, a conduta do sócio ou acionista controlador, na omissão de indicação dos membros, em considerar o pedido prejudicado.

De forma a se protegerem de eventuais questionamentos de limitação de exercício de voto por iniciativa dos participantes, devem às sociedades e associações procurarem replicar, em ambiente virtual e da forma mais próxima possível, a mesma experiência de uma reunião ou assembleia presencial, respeitadas todas as formalidades de convocação, instalação e deliberação previstas na legislação corrente e nos instrumentos constitutivos das sociedades e associações.